El momento de consultar el correo

Un buen día, hace una eternidad de esto, los jefes nos informaron de que una nueva herramienta informática se instalaría en nuestros ordenadores para facilitarnos enormemente el trabajo: se llamaba Lotus Notes. Al principio, lo utilizamos para la comunicación interna: si alguien no estaba en su sitio, o no se le localizaba por teléfono, el Lotus Notes nos permitiría hacerle llegar un mensaje y confirmar incluso que lo había leído. La leche. Al poco tiempo se abrió a las comunicaciones con el mundo exterior, mandando el fax a la prehistoria y sustituyendo poco a poco a la línea de teléfono y los mensajeros. 

Fue increíble lo rápido que nos acostumbramos a utilizarlo y las reticencias iniciales se esfumaron ante la revolución que provocó en nuestra manera de trabajar. Ahora el correo electrónico forma parte de nuestra rutina, como lo son otras comunicaciones electrónicas que poco a poco han ido ganando presencia (algunas omnipresencia) en nuestra vida.  Gracias a ellas estás leyendo esto. Gracias a ellas, algunos de nosotros podemos permitirnos el lujo de seguir trabajando en plena cuarentena. Gracias a ellas sabemos de los que están lejos y nos transmitimos abrazos virtuales que calientan nuestro corazón en medio de la pandemia.

Pedram Shojai es un entusiasta defensor de la tecnología y de los avances que en el terreno de las comunicaciones. Con todo, en el capítulo de hoy nos llama a la reflexión respecto a dos cuestiones relacionadas con su uso: el enorme volumen de mensajes que se reciben diariamente y el impacto en la atención que produce el hecho de que la recepción lleve asociada una notificación visual y/o sonora. Esta combinación de factores puede convertirlas en un sumidero de tiempo, energía y atención si no se gestionan adecuadamente. Un par de píldoras de neurociencia para fundamentar lo que hay detrás de este llamamiento.

Como explica David Rock en su libro “Your brain at work”, las funciones cognitivas que realiza el córtex prefrontal necesitan una gran cantidad de energía. Esto hace que cuando el cerebro está realizando actividades que requieran el uso intensivo de estas funciones (como la priorización de tareas, el pensamiento creativo, la toma de decisiones, la resolución de problemas, etc.)  tenga una tendencia natural a “desviarse  y buscar otra actividad menos demandante. Exactamente esto es lo que ocurre cuando encuentra un estímulo que atrae su atención, como la notificación de un nuevo correo en la bandeja de entrada. 

Para muchos, esta forma de actuar resulta habitual y nos reconocemos como perfiles multitarea, capaces de atender a varios asuntos a la vez. Sin embargo, los estudios en el campo de la neurociencia, como los llevados a cabo por el profesor Earl Miller en el Picower Institute for Learning and Memory del MIT, cuestionan esta afirmación: cuando alguien está en modo multitarea, no hace varias cosas a la vez, en realidad lo que ocurre es que su atención cambia de una tarea a otra. Esto tiene un impacto en nuestra productividad: somos más lentos y cometemos más errores.

¿Cómo logramos gestionar mejor los correos y comunicaciones electrónicas? Aquí tienes algunas ideas encaminadas a reducir su impacto en tu rendimiento:

  • Prescinde de alertas sonoras o visuales que desvíen tu atención de la tarea que estás realizando en ese momento.
  • Utiliza herramientas para filtrar spam y clasificar correos por relevancia, asuntos, emisores, etc. que te faciliten la gestión y priorización del correo.
  • Asigna un tiempo específico en tu agenda para consultar el correo y cíñete a él. Fundamental: si le otorgamos un espacio propio a gestionar el correo, centraremos nuestra atención en ello y aumentaremos la eficacia en su ejecución. No solo lo haremos más rápido, sino que evitaremos los olvidos que se producen cuando abrimos un correo mientras realizamos otra tarea, como hablar por teléfono o subir en un ascensor, y nuestra consciencia no toma nota adecuada de su contenido. David Rock sugiere que deberíamos organizar nuestra agenda de forma que las tareas que demandan más del cerebro (como las que mencionaba anteriormente) se lleven a cabo en aquellos momentos en que estamos más cargados de energía y las rutinarias, como atender el correo, en los momentos más bajos, como puede ser la última hora de la mañana o de la tarde. Aclaro: tiempo específico no quiere decir único. Puede que necesites  asignar varios momentos a lo largo del día a esta gestión.
  • Lo ideal es que al finalizar el tiempo asignado a esta tarea hayas dado respuesta definitiva a la mayor parte de los correos, por lo que es necesario tener en cuenta el número de correos que habitualmente recibes a la hora de delimitar el tiempo asignado a su contestación. Sin embargo, es cierto que no siempre es posible cerrar los temas de forma inmediata: para estos casos, mi recomendación es no prolongar la gestión del correo diario por atender esta tarea. En su lugar, es más efectivo asignarle un tiempo específico en la agenda para su resolución, informando al emisor del correo en el propio día de recepción de cuándo te dispones a atender a su contenido. Ser elegante es un must.
  • Es conveniente que aquellas personas con las que trabajas habitualmente conozcan esta rutina precisamente para poder avisarte por otro medio si hay algo que requiere de una atención inmediata. 

Y con esto te animo a que nos cuentes tus trucos para gestionar tanto los correos como el resto de comunicaciones electrónicas. En estos días de aislamiento en que estamos siendo literalmente bombardeados por notificaciones, nos viene bien compartir experiencias de las que aprender. 

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