Haz una auditoría temporal

Junto a las ruinas de Tulum, en Yucatán, se extiende un resguardado arenal que hace honor a su nombre: Playa Paraíso. Allí, frente a la impresionante barrera de coral, jugaba con mi hija a enterrar nuestros pies en la arena, mientras bailábamos al ritmo de “La flaca”. Recuerdo la caricia de esa arena, suave y blanca como la harina, escapando entre los dedos  y el pensamiento que brotó en mi mente: “tempus fugit”. Y tanto. Unos días después, miraba resignada esos mismos pies, embutidos en zapatos, mientras caminaba sobre el asfalto.

Esta idea de que el tiempo vuela aparece habitualmente asociada a su hermana: “no tengo tiempo para nada”. Las personas ocupadas lo repetimos como un mantra. Las semanas se suceden a ritmo vertiginoso y nuestra lista de “cosas que me gustaría hacer si tuviera tiempo” va engordando poco a poco bajo el peso de una agenda repleta.

Pedram Shojai nos propone realizar una auditoría temporal: durante un día, pon una alarma en tu reloj cada 15 minutos y, cuando suene, escribe con el mayor detalle posible qué has estado haciendo durante ese cuarto de hora. Este ejercicio se presta a múltiples variaciones: de observaciones cada hora durante una semana, al seguimiento diario, en intervalos de media hora, que realizó Laura Vanderkam durante un año para su artículo “The Busy Person’s Lies”,  publicado en The New York Times en mayo de 2016. Se trata, en definitiva, de construir una extensa base de datos que nos permita responder a varias preguntas.

La primera es ¿qué sientes? Como indica Vanderkam en su artículo, una de las reacciones más comunes entre los que realizan este ejercicio es la sorpresa: los profesionales tendemos a sobreestimar el número de horas que pasamos trabajando y solemos recordar nuestras semanas más ocupadas como las típicas, porque en nuestra mente tienden a fijarse más las experiencias negativas que las positivas. La próxima vez que escuches a alguien mencionar que trabaja 24/7, rétale a una auditoría temporal. A la sorpresa le sigue la admiración. Hasta en etapas realmente complicadas, podemos encontrar momentos especiales que atesorar: los ratos de contar un cuento a tu peque, esa sesión de spa que te trajeron los Reyes y a la que acudiste porque caducaba el bono, la celebración del último título de tu equipo, esa cena con tu pareja en casa de unos amigos, la última joya de libro que te atrapó….

La segunda es ¿qué has descubierto? He aprendido un montón sobre mí misma cada vez que he realizado este ejercicio: que tiendo a procrastinar cuando etiqueto una tarea como “obligación”, que solo respeto mi agenda cuando incluye a terceros, que juego al escapismo con aquello que me resulta aburrido, que no pongo límites al tiempo que paso leyendo o trabajando en aquello que demanda lo mejor de mí, que debo disciplinarme para respetar los horarios de comidas y sueño…Así pues, la auditoría temporal nos permite conocer no solo qué hacemos durante el día, sino cómo nos enfrentamos a cada tarea y en qué medida somos disciplinados y respetuosos con el uso de nuestro tiempo y el de los demás. 

Y la tercera es ¿qué vas a hacer? El objetivo de este ejercicio no es otro que aumentar nuestra consciencia sobre nuestro uso del tiempo y permitirnos diseñar acciones concretas que mejoren la eficiencia con que realizamos las tareas y reservar tiempo para atender también a la lista de “cosas que me gustaría hacer si tuviera tiempo”.

Llegados a este punto, quisiera plantear la siguiente cuestión: ¿sería factible realizar una auditoría temporal a una organización? ¿Podríamos recopilar datos que nos permitieran dictaminar  en qué medida contribuye la organización actual de una empresa a optimizar la eficiencia en el uso del tiempo? Cabría reflexionar sobre el papel que juega la organización del trabajo en la consecución de este objetivo personal, planteando, por ejemplo, cuestiones tales como:

  • ¿Existe flexibilidad horaria? Si es así, ¿es razonable el tiempo que tardan los empleados en sus desplazamientos hacia y desde la oficina?
  • ¿Cuánto tiempo de la jornada laboral se destina a reuniones? ¿Se respetan los horarios en que están programadas o se eternizan?
  • ¿Se cumplen los deadlines internos?
  • ¿Permite la tecnología disponible minimizar la necesidad de viajar o desplazarse fuera de la oficina? 
  • ¿Es posible trabajar desde casa? ¿En qué condiciones? ¿Es habitual o excepcional?
  • ¿Es eficiente el diseño temporal de la jornada laboral? ¿Premiamos el presentismo?
  • ¿Qué parte del tiempo de trabajo se emplea de media en cumplir con rutinas internas? ¿Existen prácticas que fomenten la innovación a todos los niveles de la plantilla? ¿Se fomenta la delegación y el aprendizaje?

En definitiva, hablamos de eficiencia, de productividad,  y, como tal, de una cuestión que va más allá de la esfera personal del empleado para poder medirse en términos de coste y resultados. 

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